Почему каждому бизнесу необходим федеральный налоговый идентификационный номер.
Получение федерального налогового идентификатора — это важный шаг на пути к законной регистрации вашего бизнеса в налоговой службе США (IRS). Идентификационный номер работодателя (EIN) действует как номер социального страхования для вашего бизнеса — он необходим для найма сотрудников, открытия банковских счетов, уплаты федеральных налогов, а также для получения лицензий и разрешений.
Вот как быстро получить федеральный налоговый идентификационный номер:
- Подайте заявку онлайн на сайте IRS.gov. (бесплатно, получите свой ON немедленно)
- Факс-форма SS-4 (Идентификационный номер налогоплательщика (EIN) будет получен в течение 4 рабочих дней)
- Отправьте форму SS-4 по почте (Занимает около 4 недель)
- Позвоните, если вы являетесь иностранным кандидатом. (267-941-1099)
Что вам нужно:
- Ваш номер социального страхования (SSN) или индивидуальный номер социального страхования. Идентификационный номер налогоплательщика (ИТИН)
- Юридическое наименование и адрес предприятия
- Организационная структура предприятия (ООО, корпорация, товарищество и т. д.)
- Информация об ответственном лице
Налоговая служба предоставляет эту услугу совершенно бесплатно — никогда никому не платите за то, что правительство предоставляет бесплатно.
Под именем Хайко де Поэль я консультировал сотни малых предприятий и фрилансеров по вопросам соблюдения налогового законодательства, включая помощь в получении федеральных налоговых идентификационных номеров при создании своих предприятий. Понимание этого основополагающего шага помогло бесчисленным предпринимателям избежать дорогостоящих ошибок и вести надлежащую деловую документацию.
Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, получающим своего первого крупного клиента, открываете ли компанию по ландшафтному дизайну или запускаете технологический стартап, получение идентификационного номера налогоплательщика (EIN) часто является одним из первых официальных шагов, которые вы предпримете.
Начните заполнять форму W9 прямо сейчас по ссылке https://fillablew9.com/apply/
Что такое федеральный налоговый идентификационный номер (EIN) и кому он нужен?
Идентификационный номер работодателя (EIN) можно рассматривать как номер социального страхования вашей компании. Это девятизначное число , которое Налоговое управление США (IRS) присваивает вашей компании для идентификации в налоговых целях. Точно так же, как правительство использует ваш номер социального страхования для отслеживания ваших личных налогов, оно использует ваш EIN для контроля налоговых обязательств и соблюдения налогового законодательства вашей компании.
Этот номер становится официальным идентификатором вашей компании при взаимодействии с федеральными ведомствами, банками и другими предприятиями. Именно по нему налоговая служба (IRS) знает, кто вы, когда вы подаете налоговую декларацию, и именно его запросит ваш банк при открытии бизнес-счета. Информация о федеральных налоговых идентификационных номерах, предоставленная IRS, содержит официальные данные, но вот что вам действительно нужно знать.
Главный вопрос: действительно ли он вам нужен? Хотя некоторые индивидуальные предприниматели могут использовать свой личный номер социального страхования (SSN), большинству предприятий рано или поздно потребуется получить федеральный налоговый идентификационный номер . Он понадобится вам с момента найма первого сотрудника. Открытие банковского счета для бизнеса? Он вам понадобится. Создание ООО или корпорации? Он вам точно понадобится.
Корпорации и товарищества обязаны иметь идентификационный номер налогоплательщика (EIN) — без исключений. Если вы нанимаете сотрудников , даже одного человека, вам необходимо получить EIN для обработки налогов на заработную плату и составления отчетности по трудоустройству. Предприятия, подающие определенные налоговые декларации, например, по акцизным налогам или налогам, удерживаемым с выплат иностранным гражданам, также подпадают под категорию «обязательного наличия».
Помимо этих требований, идентификационный номер налогоплательщика (EIN) необходим предприятиям, использующим планы Keogh (тип пенсионного плана для самозанятых лиц), некоммерческим организациям , трастам и наследственным фондам , а также даже фермерским кооперативам . Инвестиционные кондукторские структуры в сфере ипотечного кредитования (REMIC) — еще одна специализированная организация, которой требуется такой номер.
Но вот практическая реальность: даже если формально вам не требуется подавать заявку на получение федерального налогового идентификатора , наличие EIN значительно упрощает ведение бизнеса. Он повышает профессионализм вашей деятельности, создает четкое разграничение между вашими личными и деловыми финансами и открывает двери для получения бизнес-кредитов и лицензий, которые в противном случае могли бы остаться закрытыми.
Все еще сомневаетесь, нужен ли вам такой номер? Налоговая служба США (IRS) предлагает полезные рекомендации в разделе «Нужен ли мне федеральный налоговый идентификационный номер?», которые помогут вам определить вашу конкретную ситуацию. В случае сомнений, получение EIN почти всегда является более безопасным вариантом для защиты вашей личной информации и правильной регистрации вашего бизнеса.
Перед подачей заявки: сбор необходимой информации.
Прежде чем подавать заявку на получение федерального налогового идентификатора , уделите немного времени, чтобы собрать все необходимые документы. Представьте это как сборы в поездку – заранее подготовленные вещи значительно облегчат путешествие. Процесс подачи заявки в IRS на самом деле довольно прост, но требует предоставления точной информации, и нет ничего более неприятного, чем дойти до середины процесса и обнаружить, что вы упустили важную деталь.
Вот важный момент, который часто ставит в тупик начинающих предпринимателей: вы должны зарегистрировать свою компанию в штате до подачи заявки на получение идентификационного номера работодателя (EIN) . Это особенно важно, если вы создаете ООО или корпорацию. Налоговая служба США (IRS) ожидает, что ваша компания сначала будет официально зарегистрирована на уровне штата. Попытка получить федеральный налоговый идентификатор до завершения оформления документов на уровне штата может привести к задержкам и проблемам, которых вам не нужно. Например, владельцы бизнеса в Техасе должны завершить регистрацию в штате, прежде чем обращаться в IRS. В руководстве IRS по получению идентификационного номера работодателя (EIN) это требование конкретно рассматривается.
Когда вы будете готовы подать заявку на получение федерального налогового идентификатора , вам понадобится ваше юридическое название компании – и оно должно точно совпадать с тем, что указано в ваших регистрационных документах штата. Системы IRS очень требовательны к форматированию, принимая только буквы, цифры, дефисы и амперсанды. Если ваше название компании содержит другие символы, вам нужно будет написать их полностью или заменить соответствующими альтернативами. Вам также понадобится ваше торговое наименование, если вы работаете под названием, отличным от вашего юридического названия.
Адрес вашей компании должен быть физическим адресом, а не абонентским ящиком. Налоговая служба США ограничивает длину адреса 35 символами и часто сверяет их с данными почтовой службы США, поэтому точность здесь имеет значение. Вы также должны указать тип вашей организации — индивидуальное предпринимательство, товарищество, ООО, корпорация, траст или другая структура — а также причину подачи заявления . Распространенные причины включают открытие нового бизнеса, найм сотрудников, открытие банковского счета для бизнеса или изменение организационной структуры.
В заявлении запрашиваются практические сведения, такие как дата начала деятельности вашей компании или даты ее приобретения , месяц окончания отчетного периода (обычно декабрь, если вы не используете финансовый год), а также краткое описание вашей основной деятельности . Вам также необходимо оценить ожидаемое количество сотрудников на следующие 12 месяцев.
Пожалуй, наиболее важная информация — это данные ответственного лица . Ответственное лицо — это человек, который в конечном итоге владеет или контролирует ваш бизнес — это должен быть реальный человек, а не другая компания. У этого человека должен быть действительный номер социального страхования (SSN) или индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика (ITIN). Налоговая служба США (IRS) устанавливает дневной лимит: вы можете подать заявку только на один EIN на одно ответственное лицо в день, поэтому планируйте свои действия соответствующим образом.
Если вы хотите точно увидеть, как выглядит заявление, вы можете заранее ознакомиться с формой SS-4, Заявлением на получение идентификационного номера работодателя . Ознакомление с формой поможет вам понять, какую информацию вам нужно будет предоставить при подаче заявления на получение федерального налогового идентификационного номера.
Наличие всей этой информации, организованной и готовой к использованию, означает, что вы можете заполнить заявку за один раз без перерывов. Это небольшие затраты времени на подготовку, которые окупаются плавным и бесстрессовым процессом подачи заявки.
Как подать заявку на получение федерального налогового идентификатора: 4 официальных метода
Вот лучшая новость за весь день: все официальные способы получения федерального налогового идентификатора абсолютно бесплатны . Ноль долларов. Ничего. Налоговая служба предоставляет эту услугу бесплатно, поэтому, если вы увидите веб-сайт, запрашивающий данные вашей кредитной карты для получения EIN, бегите оттуда подальше. Мы видели слишком много владельцев бизнеса, которые без необходимости платили 50, 100 или даже больше долларов за то, что правительство предоставляет бесплатно.
Выбор способа подачи заявления в значительной степени зависит от сроков и вашей конкретной ситуации. Если вам нужен EIN вчера (или хотя бы сегодня), у вас есть варианты. Если вы можете подождать несколько недель, это тоже подойдет. Давайте рассмотрим каждый подход, чтобы вы могли выбрать тот, который соответствует вашим потребностям.
Способ 1: Подача заявки онлайн (самый быстрый и рекомендуемый способ)
Если вы проживаете в Соединенных Штатах или на территориях США и имеете номер социального страхования или идентификационный номер налогоплательщика (ITIN) для ответственного лица, онлайн-заявка — это, безусловно, лучший вариант. Мы рекомендуем этот способ практически всем нашим клиентам в Техасе и за его пределами.
Преимущество онлайн-инструмента IRS заключается в его скорости — вы получите свой EIN сразу после заполнения заявления. Речь идёт о нескольких минутах от начала до конца. Для предпринимателей, стремящихся открыть бизнес-банковский счёт или выставить свой первый счёт-фактуру, такой мгновенный доступ бесценен.
Однако следует помнить о нескольких нюансах. Заявка имеет 15-минутный таймаут , а это значит, что если вы отвлечетесь, чтобы ответить на телефонный звонок или найти документ, вам, возможно, придется начинать все сначала. Наш совет? Возьмите кофе, соберите всю информацию из предыдущего раздела, закройте электронную почту и сосредоточьтесь на этих 15 минутах. Также вы можете подать только одну заявку на получение EIN на одного ответственного лица в день , поэтому, если вы запускаете несколько проектов, вам нужно будет распределить их во времени.
Онлайн-система работает с понедельника по пятницу с 7:00 до 22:00 по восточному времени . Если вы «сова» в Техасе и работаете до полуночи, вам придется подождать до утра или выбрать другой способ.
Способы 2 и 3: Подача заявки по факсу или почте.
Иногда онлайн-система недоступна — возможно, она отключена на техническое обслуживание, или вы подаете заявку вне рабочего времени. В таких случаях на помощь приходят традиционные методы — факс и почта. Оба способа требуют заполнения формы SS-4 , бумажной заявки на получение EIN.
Отправка заявления по факсу — это хороший баланс между скоростью и доступностью. После заполнения формы SS-4 (и, пожалуйста, заполняйте её печатными буквами или разборчиво — неразборчивый почерк приводит к задержкам), отправьте её по факсу на номер 855-641-6935 . Налоговая служба обычно обрабатывает заявления, отправленные по факсу, в течение 4 рабочих дней , что вполне приемлемо, если вы никуда не спешите.
Отправка заявления по почте — самый медленный способ, обработка занимает около 4 недель . Это подходит, если вы планируете заранее и вам не нужен немедленный доступ к вашему EIN. Почтовый адрес зависит от вашего местоположения, поэтому проверьте инструкции, прилагаемые к форме SS-4, чтобы узнать правильный адрес для Техаса или вашего штата.
Подробную информацию об обоих методах можно найти на странице Налогового управления США, посвященной идентификационному номеру работодателя.
Метод 4: Особые соображения при подаче заявления на получение федерального налогового идентификатора
Не всем подходит стандартная процедура подачи заявления, и Налоговое управление США это понимает. Если ваш бизнес работает на международном уровне или вы взаимодействуете с системой без американского налогового идентификационного номера, вам потребуется немного другой путь.
Иностранные заявители , чье основное местонахождение бизнеса находится за пределами Соединенных Штатов или территорий США, не могут использовать онлайн-систему подачи заявок. Вместо этого вам необходимо позвонить непосредственно в IRS по номеру 267-941-1099 , доступному с понедельника по пятницу с 6:00 до 23:00 по восточному времени. Да, возможно, вам придется подождать на линии, но операторы, отвечающие на этот звонок, специализируются на помощи международным компаниям и могут помочь вам пройти весь процесс. Вы также можете отправить форму SS-4 по факсу или почте, используя описанные выше методы.
Если у ответственного лица нет номера социального страхования (SSN) или идентификационного номера налогоплательщика (ITIN) , вам сначала необходимо получить ITIN, прежде чем подавать заявление на получение федерального налогового идентификационного номера . ITIN (идентификационный номер налогоплательщика) служит номером для обработки налоговых данных для лиц, которым необходим идентификационный номер налогоплательщика США, но которые не имеют права на получение номера социального страхования. Чтобы получить его, заполните форму W-7 , приложите федеральную налоговую декларацию и предоставьте документы, подтверждающие вашу личность и иностранный статус. Это добавляет дополнительный шаг к процессу, но это необходимо для соблюдения всех формальностей.
Какой бы метод вы ни выбрали, цель остается неизменной: правильно и эффективно получить идентификационный номер налогоплательщика (EIN), чтобы ваш бизнес начал свою деятельность на прочной правовой основе.
Федеральный идентификационный номер налогоплательщика (EIN) против государственного налогового идентификатора (VIN): понимание разницы.
Разобраться в идентификационных номерах предприятий иногда бывает все равно что выучить новый язык. Вы только что освоили федеральный идентификационный номер работодателя (EIN), но тут же слышите о «налоговом идентификаторе штата». Это одно и то же? Нужны ли оба? Давайте проясним эту путаницу, особенно для предприятий Техаса.
Вот простая истина: ваш федеральный идентификационный номер налогоплательщика (EIN) выдается Налоговой службой США (IRS) и обрабатывает все ваши федеральные налоговые обязательства — например, налоги на заработную плату, налоги на прибыль предприятий и все остальное, что необходимо отслеживать государству. Ваш идентификационный номер налогоплательщика штата (иногда называемый идентификационным номером работодателя штата или регистрационным номером налогоплательщика штата), с другой стороны, выдается правительством вашего штата для целей налогообложения на уровне штата. Представьте свой федеральный EIN как паспорт вашего бизнеса для взаимодействия с Вашингтоном, округ Колумбия, а ваш идентификационный номер налогоплательщика штата — как водительские права для взаимодействия с вашим родным штатом.
Сложность заключается в том, что в каждом штате это решается по-разному. В Техасе необходимость в налоговом идентификаторе штата полностью зависит от того, какие налоги должен платить ваш бизнес. Хотя в Техасе нет подоходного налога с физических лиц (одно из преимуществ ведения бизнеса в штате Одинокой звезды!), вашему бизнесу все равно может потребоваться зарегистрироваться для уплаты налога на франшизу штата . Если вы нанимаете сотрудников, вам потребуется номер счета работодателя штата для отчетности и уплаты налогов на страхование от безработицы в Комиссию по трудовым ресурсам Техаса. А если вы продаете товары или определенные услуги, вам, вероятно, потребуется разрешение на уплату налога с продаж от Контролера государственных счетов Техаса.
Вот что часто застает врасплох начинающих предпринимателей: при подаче заявления на получение федерального налогового идентификационного номера (EIN) вы не регистрируетесь автоматически для уплаты налогов штата . Это совершенно отдельные процессы подачи заявлений. Федеральное правительство и правительство вашего штата не используют общую базу данных (если бы все было так просто!). Вам нужно будет подавать заявления на каждый из них отдельно, хотя наличие федерального EIN сначала часто упрощает процесс подачи заявления в штат, поскольку многие штаты его запрашивают.
Для регистрации в качестве плательщика налога с продаж и налога на франшизу в Техасе обычно требуется взаимодействие с Управлением государственного контролера штата Техас, а для регистрации в качестве плательщика налога на безработицу — с Комиссией по трудоустройству штата Техас. Управление государственного контролера штата Техас предлагает онлайн-систему регистрации, которая относительно проста в использовании, как только у вас появится федеральный идентификационный номер налогоплательщика (EIN). Вы можете получить доступ к регистрации в налоговой системе Техаса через онлайн-заявку на регистрацию в налоговой системе Техаса или узнать больше о том, как работают EIN специально для предприятий Техаса, на странице « Получить EIN для вашего бизнеса в Техасе — зарегистрированный агент в Техасе».
Администрация малого бизнеса предоставляет отличные общие рекомендации по соблюдению как федеральных, так и региональных требований на сайте Get federal and state tax ID numbers – SBA . Мы всегда рекомендуем обращаться в соответствующие государственные органы штата Техас, чтобы убедиться в соблюдении всех требований, специфичных для вашего конкретного типа бизнеса. В конце концов, соблюдение всех требований с самого начала избавит вас от головной боли (и потенциальных штрафов) в будущем.
Часто задаваемые вопросы о вашем федеральном налоговом идентификаторе
Мы знаем, что даже после понимания основ часто возникают вопросы. Вот некоторые из наиболее распространенных запросов, которые мы получаем о федеральных налоговых идентификаторах, с четкими и точными ответами.
Нужно ли мне подавать заявку на получение федерального налогового идентификатора, если мой бизнес изменится?
Это распространенный вопрос, и ответ, как и на многие вопросы, связанные с налогами, звучит так: «Зависит от обстоятельств!» Налоговая служба рассматривает определенные изменения как создание нового юридического лица, даже если название вашей компании остается неизменным.
Когда вам нужен новый EIN: Если происходит смена собственника или изменение структуры бизнеса , вам, как правило, потребуется снова подать заявку на получение федерального налогового идентификатора . Например, если вы работали как индивидуальный предприниматель, используя свой номер социального страхования, и решили преобразоваться в ООО, это структурное изменение, требующее нового EIN. То же самое относится к случаю, когда партнерство становится корпорацией или если индивидуальный предприниматель привлекает партнеров. Налоговая служба США рассматривает это как принципиально разные формы организации бизнеса.
Когда новый EIN не нужен: Не каждое изменение требует нового номера. Как правило, вы сохраняете свой существующий EIN, если просто меняете название компании или адрес . Это административные обновления, а не структурные изменения. Если вы меняете ответственное лицо, новый EIN также не нужен, хотя вы должны уведомить об этом изменении налоговую службу.
Всегда лучше перестраховаться. Если вы не уверены, требуется ли в вашей конкретной ситуации новый идентификационный номер налогоплательщика (EIN), мы рекомендуем обратиться в налоговую службу (IRS) или проконсультироваться с налоговым специалистом. Правильное решение с первого раза избавит от проблем в будущем.
Можно ли изменить или аннулировать идентификационный номер налогоплательщика (EIN)?
Важно понимать следующее: идентификационный номер налогоплательщика (EIN) — это постоянный номер . Как только налоговая служба (IRS) присвоит его вашему бизнесу, он больше недействителен — его нельзя изменить или аннулировать . Представьте его как ДНК вашего бизнеса; он уникален и неизменяем.
Однако, если ваш идентификационный номер налогоплательщика (EIN) вам больше не нужен — например, вы закрыли свой бизнес или являетесь индивидуальным предпринимателем, у которого больше нет сотрудников, — налоговая служба может его деактивировать . Деактивация не удаляет номер из истории; она просто отмечает его как неиспользуемый. Сам номер остается навсегда присвоенным вашей бывшей организации.
Для надлежащего завершения всех дел вам необходимо закрыть свой бизнес-счет в налоговой службе (IRS) и подать все окончательные налоговые декларации . IRS предоставляет полезные рекомендации о том, что делать, если вам больше не нужен идентификационный номер налогоплательщика (EIN) , а также общую информацию о закрытии бизнеса . Выполнение этих шагов гарантирует, что вы не получите неожиданных налоговых уведомлений после завершения деятельности вашего бизнеса.
Что мне делать, если я получил идентификационный номер налогоплательщика (EIN), который я не запрашивал?
Получение идентификационного номера налогоплательщика (EIN), на получение которого вы не подавали заявку, является серьезным признаком кражи личных данных или мошеннической заявки . Это нельзя игнорировать, и мы советуем действовать быстро.
Во-первых, сделайте глубокий вдох и убедитесь, что это было неправомерно . Иногда бухгалтер, деловой партнер или юрист могут подать заявку на получение идентификационного номера налогоплательщика (EIN) от вашего имени без вашего ведома. Налоговая служба рекомендует убедиться в неправомерности запроса, прежде чем предполагать худшее.
Если вы подтвердите, что никто из уполномоченных лиц не подавал заявку на получение этого EIN, вам необходимо немедленно сообщить об этом в Налоговое управление США (IRS) . Вы можете подать заявление IRS о краже личных данных предприятия , которое поможет IRS расследовать несанкционированную выдачу. Эта форма специально разработана для ситуаций, когда кто-то мошенническим путем получил EIN на имя вашей компании.
Кроме того, следуйте подробным инструкциям Налогового управления США (IRS) по сообщению о краже личных данных бизнеса . Это может включать в себя обращение в кредитные бюро, уведомление банка и принятие других мер защиты. Защита идентичности вашего бизнеса, включая его идентификационный номер налогоплательщика (EIN), так же важна, как и защита вашей личной информации. Будьте бдительны и не стесняйтесь обращаться за помощью, если что-то кажется подозрительным.
Заключение
Тщательная подготовка к получению федерального налогового идентификационного номера (EIN) — один из основополагающих шагов, обеспечивающих успех вашего бизнеса с первого дня. Независимо от того, запускаете ли вы новое предприятие в Техасе или расширяете существующее, понимание процесса получения EIN — от того, что это такое и как его получить — устраняет неопределенность и помогает вам двигаться вперед с уверенностью.
В этом руководстве мы вместе прошли весь путь. Вы узнали, что ваш EIN — это, по сути, номер социального страхования вашей компании, что Налоговая служба США предоставляет эту услугу совершенно бесплатно, и что в большинстве случаев вы можете получить свой номер в течение нескольких минут, используя онлайн-заявку. Мы рассмотрели информацию, которую вам нужно будет собрать заранее, изучили различия между федеральными и государственными налоговыми идентификаторами и ответили на самые распространенные вопросы, которые ставят в тупик владельцев бизнеса.
Самое важное, что нужно помнить? Налоговая служба США (IRS) — ваш единственный официальный источник информации об идентификационном номере налогоплательщика (EIN), и эта услуга бесплатна. Если кто-то просит вас заплатить за EIN, значит, вы имеете дело не с теми людьми. Мы видели слишком много предприятий, которые тратили деньги на услуги, которые они могли бы получить напрямую от государства бесплатно.
Помимо получения идентификационного номера налогоплательщика (EIN), соблюдение налогового законодательства означает наличие всей необходимой документации в организованном виде и под рукой, когда она вам понадобится. Именно здесь мы приходим на помощь. В Fillable W9 мы стремимся сделать соблюдение налогового законодательства менее проблематичным и превратить его в простой пункт в списке дел вашего бизнеса. От понимания вашего EIN до безопасного управления формами W-9, мы создали нашу платформу, чтобы сэкономить ваше время и избавить вас от стресса, связанного с бумажной работой.
Ваш бизнес заслуживает бесперебойной работы, и правильное оформление налоговой документации является важной частью этого. Мы готовы помочь вам на каждом этапе.
✅ Готовы заполнить форму W9 за считанные минуты? Подайте заявку прямо сейчас!